A digitalização de processos e a otimização da gestão do dia-a-dia da empresa

A digitalização de processos é essencial à otimização de gestão de qualquer empresa.

Traz benefícios muito relevantes, como redução de custos, otimização de recursos e aumento de produtividade.

Digitalizar processos é transformar a execução de tarefas manuais e presenciais através de ferramentas digitais como softwares, sistemas, sites e aplicações digitais.

Mas não se trata apenas de digitalizar. Para alcançar maior eficiência e agilidade, é também preciso automatizar o mais possível. Depois da digitalização de processos, tudo o que for passível de ser tratado sem a intervenção humana, deve ser automatizado. Ao aliar digitalização e automatização, mais oportunidades de crescimento vão surgir.

Existem diversas ferramentas e formas de digitalizar os processos de uma empresa. É fundamental analisar quais as mais adequadas e que melhor podem cumprir os objetivos de cada organização. Para além dos ERP, e softwares mais comuns nas empresas, há ferramentas complementares especificamente para a gestão de documentos e automatização de processos e tarefas (BPM – Business Process Management, Gestão Documental, Arquivo Digital, entre outras).

A digitalização exige ainda uma transformação da cultura das empresas, quer dos recursos operacionais, quer de decisores. O envolvimento de todos os agentes no processo é crítico, bem como a consciência dos benefícios, nomeadamente na facilitação do trabalho diário. Um dos recentes eventos que mais contribuiu para acelerar a digitalização de processos nas empresas, foi a pandemia, que obrigou a digitalizar (rapidamente) muitas das tarefas que se realizavam de forma presencial e manual.

Se ainda tem dúvidas sobre os benefícios da digitalização, pense, por exemplo, na sua declaração de IRS. Hoje, é um processo exclusivamente digital, já pré-preenchido, basta acrescentar algumas informações e submeter. E fazer compras? Pode ser um processo totalmente digital, simples e rápido, até com atendimento online e síncrono! E a digitalização do processo de voto (o voto eletrónico), que nos permitiria votar e saber os resultados pouco depois do fecho das urnas?

Estes exemplos mostram bem as vantagens da digitalização de processos nas organizações. Com processos digitalizados, as organizações tornam-se mais ágeis e produtivas no seu dia-a-dia, permitindo que os seus colaboradores trabalhem em qualquer local e com a mesma eficiência.

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